O komunikacji w zespole, czyli jak małe rzeczy robią dużą różnicę

Kto tak naprawdę decyduje o atmosferze w firmie?

Czekali na mnie jak na objawienie. To znaczy, trochę też na mnie, ale przede wszystkim na to, co powiem w odpowiedzi na pytanie, od kogo zależy atmosfera w firmie. Miałam wrażenie, że zawisło ono pod sufitem na sali szkoleniowej, nie ze znakiem zapytania na końcu, ale z niemym wykrzyknikiem podlanym sosem niewypowiedzianej, nie wiadomo zresztą do kogo, pretensji.

Czekali, bo kiedy je zadałam na warsztacie dotyczącym budowania relacji, to zapadła niezręczna cisza. Słychać było prawie myśli uczestników, kogo wskazać najpierw: szefostwo firmy, kierownika zespołu, koleżeństwo z sąsiedniego działu, klientów, kolegę/koleżankę zza biurka stacjonarnego czy wirtualnego? No właśnie: właściwie kogo? Wreszcie, gdzieś z końca sali dobiegł mnie nieśmiały szept: „Zależy ode mnie”. Teraz, chociaż było to niemożliwe, wydało mi się, że zapadła jeszcze głębsza cisza.

Atmosfera nie robi się sama

O czym jest ta krótka historia? O dwóch najważniejszych rzeczach: o poczuciu osobistego wpływu i braniu odpowiedzialności. Brzmi banalnie? Wręcz przeciwnie. Atmosfera w firmie jest zawsze „jakaś” i albo nam służy mniej, albo bardziej. Chodzi oczywiście o to, żeby była wspierająca, bo spędzamy w pracy blisko 1/3 życia i w związku z tym wpływa bezpośrednio na nasz osobisty dobrostan, kondycję psychiczną, samopoczucie, a nawet motywację, z jaką zabieramy się do pracy.
Atmosfera nie robi się sama. Jest efektem. Efektem zachowań wszystkich osób, które ją tworzą w pracy, domu, szkole, na wycieczce, warsztacie, imprezie rodzinnej czy firmowej. To oznacza, że każdy z nas ponosi osobistą odpowiedzialność za swoje nastawienie, humor, emocje. Wiadomo bowiem, że to, czym emanujemy, nigdy nie pozostaje bez wpływu nie tylko na nas samych, jakość naszego dnia czy snu w nocy, ale wpływa mocno na relacje z naszym bezpośrednim otoczeniem, rodziną, przyjaciółmi, klientami itp. I teraz zaczyna się najlepsze: skoro mamy 100% wpływu na siebie, to możemy tym zarządzić, żeby nam się lepiej żyło ze sobą i innym z nami. Ale… czy zawsze chcemy faktycznie dołożyć starań?

Bywa z tym różnie, głównie dlatego właśnie, że często odpowiedzialność za klimat pracy przypisujemy innym w naszym otoczeniu. Niby to oczywiste i wiadomo, że tworzą go proste rzeczy: miłe powitanie, uśmiech, przyjazny głos, życzliwe nastawienie, a z drugiej strony wymaga to od nas minimalnego zaangażowania i jednak wysiłku. Zwyczajnie, nie zawsze mamy na to ochotę i siłę. Przynosimy do pracy różne emocje i nastroje, bywa, że już ze zmęczeniem zaczynamy ranek i nie chce nam się wysilać, ale sami oczekujemy, że to ktoś inny umili nam dzień. Tymczasem, kiedy uświadomimy sobie, że inni mogą mieć akurat podobnie, jasne się staje, że bez naszego świadomego zaangażowania i wkładu może się nic nie wydarzyć, a oczekiwanie „to inni, nie ja” pozostać zwyczajnie niespełnionym. Co może pomóc w tej sytuacji?

Złota zasada i reguła wzajemności

Czy słyszałeś o złotej zasadzie współpracy? Mówi ona o tym, że warto traktować innych tak, jak samemu by się chciało być traktowanym. Chcesz być powitany uśmiechem? Sam się uśmiechnij. Przyjemnie Ci, gdy inni Cię miło witają? Sam się miło przywitaj. Lubisz czuć się wysłuchany i gdy szanuje się Twoje zdanie? Sam nie przerywaj komuś wypowiedzi i daj odczuć, że inny punkt widzenia jest też dla Ciebie ważny. Cenisz sobie informację podaną z wyprzedzeniem? Sam nie wywieraj presji na innych i nie wymuszaj działania na ostatnią chwilę. Nie lubisz spóźniania się? Sam bądź punktualny. Stresuje Cię podniesiony i atakujący ton głosu? Sam sprawdź, jak brzmi Twój i jak wpływa na innych. Chcesz, aby ktoś powitał Cię poranną kawą? Sam czasem zaproponuj ją pierwszy.

Proste? No niby tak. I logiczne. Ale co, jeśli ktoś nie przywiązuje wagi do swojego zachowania i nie jest specjalnie zainteresowany, co myślą o tym inni, lub zwyczajnie nie ma świadomości, jak swoim zachowaniem wpływa na otoczenie?

Umowa społeczna i kontrakt zespołowy

Gdyby wszystko działało jak w akapicie powyżej, śmiem twierdzić, że zabrakłoby pracy dla trenerów, coachów zespołowych, a może nawet psychologów. Najczęstszym tematem do pracy w zespołach jest bowiem właśnie korygowanie postaw i zachowań, które jeśli nie są konstruktywne, obniżają psychiczny dobrostan członków zespołu, a w konsekwencji ich efektywność. Kiedy nie ma gotowości rozmowy o nich i brak dobrych praktyk komunikacyjnych „oczyszczania” atmosfery, klimat współpracy „zagęszcza się”, niedopowiedzenia przybierają formę plotek, wkrada się podejrzliwość i nerwowość w codzienną pracę, a co gorsze – zaczynają być podważane dobre intencje. W takiej sytua­cji atmosfera siłą rzeczy nie może być wspierająca dla współpracy.

Aby zapobiegać takim właśnie scenariuszom i konstruktywnie rea­gować na to, co się pojawia, warto omówić zasady współpracy. Takiej, która sprzyja komunikacji, wzmacnia ducha zespołu i buduje klimat, w którym dobrze się pracuje i chce się chcieć. Kto odpowiada za ustanowienie tych zasad? O ile na przykład samo przywitanie się jest elementem umowy społecznej, o tyle sposób, jak to chcemy zrobić, lub jakie inne rytuały dobrej współpracy chcemy ustanowić, zależą już indywidualnie od ludzi w zespole. Z taką ideą wychodzi najczęściej lider zespołu i dobrze, kiedy tak się dzieje. Jednocześnie każdy z zespołu może wyjść z taką propozycją i zainicjować dobre praktyki współpracy zespołowej. 

Aby taki kontrakt mógł spełnić swoje zadanie, warto, by znalazły się w nim następujące uzgodnienia:

1. Na co chcemy się umówić, aby nam się dobrze ze sobą pracowało?
2. Co nam nie sprzyja we współpracy i czego będziemy unikać?
3. Jak potrzebujemy zarządzić swoimi emocjami i zadbać o siebie w sytuacjach trudnych?
4. Na jaką komunikację się między sobą umawiamy?
5. Jakie rytuały zespołowe chcemy pielęgnować, abyśmy lubili ze sobą pracować?
6. Jak chcemy zaczynać i kończyć dzień, aby chciało nam się przychodzić do pracy kolejnego dnia?

Kluczowa jest oczywiście zgoda wszystkich członków zespołu na wypracowane ustalenia i stosowanie się nich. Na pewno taka praktyka znacząco ułatwia i umila codzienne zawodowe życie, a więc w konsekwencji pozytywnie wpływa na nasze psychiczne samopoczucie.

A co, jeśli to kultura firmy nie wspiera pożądanych zachowań? Ponieważ zawsze w takiej sytuacji to Ty ponosisz koszty emocjonalne, to masz trzy opcje:

1. Sprawdzasz, czy w Twoim najbliższym zespole możecie umówić się na to, co Wam służy, z jednoczesną świadomością, że żaden dział w firmie nie jest samotną wyspą i celowe unikanie interakcji i trudnych relacyjnie sytuacji nie jest rozwiązaniem na dłuższą metę.
2. Na bieżąco asertywnie i cierpliwie wpływasz informacją zwrotną na niekonstruktywne zachowania innych, komunikujesz z szacunkiem swoje oczekiwania.
3. Zmieniasz miejsce pracy, jeśli nie pasuje Ci środowisko pracy, uznajesz je za toksyczne i masz niewielki wpływ na jego poprawę.

Tak czy inaczej, zauważ, masz 100% wpływu na podjęcie działania, choć musisz się liczyć z tym, że nie masz wpływu na uzyskanie 100% oczekiwanego rezultatu u innych. Bo jeśli ktoś nie chce się zmienić, dopasować i porozumieć, nic za niego nie zrobisz.

Platynowa zasada, czyli jak może być jeszcze lepiej

Pomyśl, o ile lepiej by Ci się żyło, gdyby ludzie w Twoim otoczeniu byli zainteresowani tym, co myślisz, jak się czujesz, jak lubisz współpracować, czego potrzebujesz w danej sytuacji, i byli gotowi wyjść w jakimś zakresie Twoim oczekiwaniom naprzeciw. Są spore szanse, że innym też byłoby miło, gdybyś uwzględnił ich potrzeby w Waszych relacjach i codziennej współpracy. To coś więcej niż tylko złota zasada i reguła wzajemności. To gotowość do sprawdzenia i uwzględnienia indywidualnych preferencji drugiej strony, nawet jeśli są odmienne od naszych i wymagają od nas dodatkowego wysiłku w działaniu. Coś w stylu: lubisz espresso za smak i za to, że szybko się je robi. Ale dbasz o to, żeby zapytać drugą osobę, jaką kawę ona lubi, i dokładasz starań, żeby ją przygotować, zamiast założyć, że też lubi espresso tak jak Ty. Tak, wymaga to dodatkowej refleksji i inicjatywy. I jednocześnie przynosi świetne rezultaty, poprawia humor, wpływa na pozytywne nastawienie. Dlaczego? Czujemy się w takich sytuacjach zauważeni, ważni, zrozumiani. Mamy ochotę wtedy też dać od siebie więcej, prawda?

Inny przykład z codzienności. Pewnie zauważyłeś, że są osoby, które bardzo lubią zadaniowy tryb pracy, koncentrację na celu i efektach i najchętniej od razu w takim trybie rozpoczynają dzień. Jeśli Ty też tak lubisz pracować, porozumiecie się bez zbędnych słów. Ale jesteśmy różnorodni i ta różnorodność wymaga uwzględnienia i zaopiekowania na co dzień. Więc jeśli już wiesz, że druga strona lubi najpierw relacyjne otwarcie współpracy, być może powitania w stylu: „Dobrze Cię widzieć. Co słychać? Jak Twój dzień? Może kawa na start?” wyjdź jej naprzeciw, a na pewno atmosfera Waszej pracy będzie obiecująca. Oczywiście, taka sytuacja wymaga intencji, elastycznego podejścia i wzajemnego dopasowania się obu stron. Tak, aby kawa nie przysłoniła koncentracji na rezultatach, a presja na efekty nie zdominowała relacyjnego podejścia. Pamiętaj, Twój dobrostan zależy od Ciebie, a małe rzeczy robią dużą różnicę!